L’organisation d’une conférence ne se prend pas à la légère. Il y a un grand nombre de détails à côté desquels il ne faut pas passer pour créer un événement aussi qualitatif que inoubliable, et ce autant pour les participants que pour les intervenants.

En premier lieu, prenez un moment pour lister vos différents besoins, après avoir bien évidemment établi en amont le sujet de la conférence que vous souhaitez organiser. En fonction de votre thème, choisissez un ou plusieurs intervenants intéressants. Que ce soit un conférencier reconnu dans son domaine ou une personne moins connue, faites votre demande au plus tôt afin de leur permettre à tous de s’organiser. Plus vous vous y prendrez en avance, plus il y aura de chances qu’ils soient disponibles.

 

Emplacement de la salle

 

Il est tout d’abord primordial de choisir avec soin l’emplacement de votre événement. Il va en effet être déterminant sur beaucoup de points. Par exemple, si vous avez fait le choix d’une salle de conférence trop éloignée du centre-ville et/ou peu accessible via les transports en commun (ou encore s’il n’y a pas de parking pour se garer), il est fort probable que cela ait un impact sur le nombre de participants qui se joindront à cette journée. La facilité d’accès joue en effet un rôle important.

Prenez également en compte des éléments comme les commodités aux alentours de la salle que vous avez choisi. S’il y a des hôtels à proximité, les gens n’hésiteront pas à venir d’autres villes, et de plus loin, pour assister à la conférence.

 

Si votre événement s’étale sur toute une journée, il est bon d’avoir un accès facile à des supérettes de proximité ou à des restaurants ou participants comme intervenants pour se restaurer et faire une vraie pause avant de reprendre de plus belle.

 

Budget conférence

 

Le budget va se séparer en plusieurs postes de dépenses. Il va tout d’abord y avoir les dépenses fixes. Elles incluent toutes les dépenses qui resteront les mêmes, et ce quelque soit les modifications et les imprévus dans votre projet. Parmi ces frais, on retrouve entre autres la location d’une salle de réunion, ainsi que de tout le matériel nécessaire au bon déroulement (comme le matériel audiovisuel par exemple).

 

On retrouve ensuite les dépenses variables, c’est-à-dire celles qui vont se modifier en fonction des autres facteurs, comme par exemple en fonction du nombre de participants. Si vous avez prévu un traiteur, ce budget va dépendre de votre nombre de participants.

 

 

Enfin, il reste a intégrer dans votre budget les dépenses indirectes, c’est-à-dire tous les à-côté comme les moyens de communication que vous allez utiliser pour faire connaître l’événement.

 

Équipement salle de conférence

 

Pour que votre événement se déroule dans les meilleures conditions possibles, il vous faut prévoir tout le matériel qui va être nécessaire au cours de la conférence. Comme pour une salle de réunion, en plus de sièges confortables pour les participants qui vont rester en position assise une bonne partie de la journée, prévoyez du matériel comme un projecteur, un ordinateur et toutes les connexions câbles nécessaires (en particulier le câble HDMI). Cela vous permettra de diffuser de manière simple et efficace les différents contenus composant la conférence, et la rendra ainsi plus ludique pour les participants en leur fournissant des supports visuels, audio et audiovisuels.

 

Organiser une conférence téléphonique

 

Dans certaines situations, il n’est pas possible d’organiser une conférence physique. Cela peut-être parce que vos conférenciers ne sont pas en mesure de se déplacer, ou par exemple dans le cadre de mesures suite à une crise sanitaire. Plutôt que d’annuler, il suffit d’adapter l’événement et de le proposer avec un accès à distance, par exemple sur une plateforme. Il vous est toujours possible de louer une salle de réunion ou un bureau dans un centre d’affaires afin de donner un aspect plus sérieux et formel à votre conférence. Avec un ou deux intervenants, en plus de vous l’organisateur-trice, les règles de distanciation sociale et sanitaires seront respectées et votre conférence pourra se dérouler dans les meilleures conditions.