L’espace de formation

Inutile d’avoir une salle immense si vous êtes en petit comité. Mais d’un autre côté, une trop petite salle risque de vous faire vous sentir à l’étroit et surtout de ne pas être modulable en fonction de vos besoins au fil de la formation.

La plupart des organisateurs de formations et autres évènements de ce type comptent une moyenne de 2 m² par participant. Si vous connaissez le nombre de personnes venant à cette formation, ou que vous êtes capable d’en avoir une idée, un rapide calcul vous permettra ainsi de déterminer quelle surface vous sera nécessaire.

La configuration de la salle de formation : tables et équipements

La disposition des tables est également importante. Pour une session de formation avec un accompagnement individuel, des tables en cercle ou en arc-de-cercle permettront au formateur de mieux se mouvoir parmi les participants et de pouvoir aller de l’un à l’autre pour les aider. Dans la plupart des formations interactives, il est essentiel que tous puissent se voir; afin que l’interaction soit facilitée. Pour certaines formations cependant, une configuration comme dans une salle de classe permet de favoriser la concentration et l’apprentissage. Tout dépend bien sûr du type de contenu de la formation que vous proposez.

Enfin, parlons de la luminosité de la pièce. Rien ne vaut la lumière du jour, et de grandes fenêtres ne pourront qu’avoir un effet bénéfique. Si toutefois cette configuration n’est pas possible, assurez-vous que l’éclairage de la salle soit suffisant pour permettre à tous les participants de bien voir et de pouvoir se concentrer.

 

Accessibilité jusqu’à la salle : les transports disponibles

Dans une ville comme Bordeaux par exemple, la plupart des points stratégiques de la ville sont accessibles grâce à un réseau urbain bien développé. Ce n’est cependant pas le cas partout, et il vous faut donc prendre en compte la localisation de votre salle de formation.

Si les transports en commun ne sont disponibles pour accéder au lieu de formation, pensez à vous assurer qu’un parking soit à disposition des participants.

 

Les équipements

Il va sans dire que le bon déroulement de la formation dépend aussi de la disponibilité et de la qualité du matériel. Si cette formation nécessite un équipement particulier comme par exemple un certain nombre d’ordinateur, un vidéo-projecteur avec des branchements compatibles avec votre matériel, etc… Il ne faudrait pas avoir à courir le jour J parce qu’il n’y a pas le nombre de chaises suffisant.Ou encore qu’un ordinateur ne fonctionne pas correctement.

Si votre formation a lieu pendant la période estivale, est-ce que la salle est équipée de climatiseurs ou de ventilateurs ? Et à l’inverse, durant la période hivernale, y a-t-il le chauffage ?

L’espace est-il également pourvu d’un accès wifi ?

Tous ces petits détails peuvent paraître anodins, parce qu’évidents, mais peuvent mettre à mal la formation. Que ce soit pour des bureaux équipés ou une salle de formation, ce sont des points importants auxquels il faut répondre. D’ailleurs, si vous choisissez une grande salle, il est parfois nécessaire d’avoir un micro à portée de main pour être certain de pouvoir être entendu de tous les participants.

 

Restauration

Tout le monde le sait, impossible d’être productif avec l’estomac vide. Même si vous ne souhaitez pas prendre en charge l’organisation du repas, il est toujours bon de vérifier qu’il existe au moins des possibilités de restauration à proximité.

Certaines sociétés de location de salles de formation peuvent également vous proposer des plateaux repas. À vous de voir ce qui vous semble le plus adéquat. N’oubliez cependant pas que les temps de repas sont des moments de partage fort. C’est l’occasion de créer des liens et des discussions entre les participants.

 

Une question de budget

Dernier point important de la salle, le budget. Établir quelles sont vos ressources financières pour louer votre salle de formation est important. C’est pourquoi vous devez prendre tous les paramètres et vos besoins en compte. Parmi tous les services et prestations qui vous sont nécessaires, quelles sont celles qui sont comprises dans le devis ? Ou qui se situent en dehors de la prestation initiale ?Quels sont les frais annexes que vous devez ajouter à votre charge ?

Les salles de formation sont souvent louées avec un prix par personne/participant. Il vous donc déterminer le nombre de personnes qui seront présentes. Et ce non seulement pour la superficie, mais aussi en terme de budget.

 

Voir un exemple de salle de formation à Bordeaux