Les événements d’entreprise, que ce soit une soirée ou bien un séminaire, sont des moments clés dans la vie d’une entreprise. Il va être nécessaire de marquer les esprits tout en restant fidèle à l’image et aux valeurs de l’entreprise. C’est pour cette raison qu’il demande une organisation précise et minutieuse pour éviter un quelconque problème lors de l’événement.

Avant de penser aux différentes étapes, il est obligatoire de penser et fixer les objectifs de l’événement que vous allez organiser afin d’avoir un fil conducteur, une ligne conductrice lors de la création de l’événement.

Vous trouverez ici toutes les étapes nécessaires à la réalisation de ce moment important pour votre entreprise mais aussi pour vous.

Choisir le type d’événement

Dans un premier temps, il va être primordial de choisir le type d’événement que vous souhaitez organiser. En effet, chaque événement ne demande pas la même organisation, les mêmes ressources ou encore le même budget.

Vous souhaitez proposer une soirée d’entreprise, un séminaire autour d’un sujet, une réunion, un petit-déjeuner ou encore un repas. Tous ces événements se prévoient à l’avance et demandent une rigueur dans l’organisation. Ainsi il est nécessaire de savoir sur quelle base vous partez pour pouvoir faire coïncider les étapes suivantes.

Définir un budget

La définition du budget est une étape importante dans la réalisation d’un événement. En effet, il va rythmer vos choix et limiter vos attentes dans certains cas. Pour fixer le budget, il faut prendre en compte plusieurs facteurs comme le type d’événements, le nombre de participants, la date à laquelle vous allez le faire, quel lieu vous souhaitez, etc …

Tous ces facteurs vont vous donner une première idée du budget qu’il faudra prévoir pour réaliser un événement comme vous le souhaitez. Pour cela faites une liste avec les différentes prestations à prendre en compte et fixez-vous une fourchette de prix pour vous donner un ordre d’idées et par la suite adaptez le budget.

Choisir le lieu d’accueil

Le lieu doit répondre à plusieurs critères comme la capacité d’accueil, l’accessibilité mais aussi au respect des normes de sécurité pour l’ensemble de vos invités. Le fait de prendre un lieu à proximité des transports en commun, d’un parking privé ou public peut être un élément qui vous convaincra de le choisir. 

 Il est conseillé de visiter les lieux avant de prendre une décision afin de vous rendre compte de l’espace disponible, de l’esthétisme du lieu ou encore de la capacité d’aménagement en termes de décoration. Néanmoins, il est nécessaire de visiter plusieurs lieux afin de comparer et de prendre le lieu le plus adapté à vous et le plus pratique pour vos invités. 

Aujourd’hui, il est possible d’organiser un événement dans tout type d’infrastructure comme nos centres d’affaires qui proposent de grandes salles de réunion ou salles de formation. Tout est fait pour permettre aux entreprises de se sentir à l’aise que ce soit pour travailler ou accueillir des clients et invités pour des événements comme un séminaire, une réunion, un déjeuner, etc …

Créer un planning pour l’organisation

Il est nécessaire que toute l’équipe en charge de l’événement soit organisée afin de proposer un événement digne des invités et qu’il n’y est pas de mauvaise surprise. Ainsi, la création d’un planning peut être une bonne solution pour définir les rôles et missions de chacun dans le temps.

Chaque mission sera énumérée avec le nom de la personne chargée en face, et la date à laquelle ça doit être fait. Des outils comme Trello peuvent vous aider dans cette tâche puisqu’il va proposer un tableau pour organiser vos idées et ainsi permettre à toute l’équipe de le remplir en direct aux yeux de tous. 

Cette étape est importante pour éviter de perdre du temps dans certaines missions et d’ainsi avoir un suivi régulier sur où en est l’équipe. Votre travail va se baser sur ce planning que vous allez pouvoir moduler en fonction d’imprévus ou d’annulation, etc …