Organiser une réunion en visioconférence
Les conditions sanitaires ne permettent plus d’organiser des réunions de la même manière qu’autrefois. De nombreuses entreprises ont dû mettre en place de nouveaux moyens de communication et d’interactions entre leurs employés. Les vidéoconférences sont devenues la solution la plus pratique pour permettre une continuité du travail en équipe sans accroc.
Mais mener une réunion à distance par vidéoconférence n’est pas toujours facile. Comment être efficace et productif même à distance ? Voici nos conseils pour organiser et diriger une réunion en visioconférence dans les règles de l’art.
Définir un cadre
Établir un ordre du jour et une liste d’objectifs peut être la première étape vers une réunion efficace. En effet, cette préparation en amont peut réduire de manière significative le temps de réunion. Listez les principaux éléments et points à aborder, ainsi que l’ordre dans lequel vous souhaitez qu’ils soient traités. Restez concis, optez pour les grands axes afin d’éviter toute dispersion.
Sélectionnez également avec soin les participants de cette réunion virtuelle. N’y conviez que les personnes directement concernées par les problématiques à soulever. Les discussions gagneront ainsi en productivité.
Afin de fixer la date et l’heure de cette réunion en virtuel, prenez en compte le planning de chaque participant et proposez un créneau qui puisse convenir au plus grand nombre, voire à tous. Programmez la réunion quelques jours, voire quelques semaines à l’avance lorsque cela vous est possible, et confirmez toutes les informations en envoyant un mail aux participants. Précisez la plateforme utilisée pour cette visioconférence, afin de permettre à ceux qui en ont besoin de prendre le temps de la télécharger ou de prendre leurs dispositions.
Choisir son espace de réunion
Même s’il s’agit d’une réunion à distance, il est important de choisir avec soin le cadre dans lequel cette dernière va être menée. La salle dans laquelle vous faites le choix de lancer votre visioconférence doit être équipée de tout le matériel nécessaire au bon déroulement.
Opter pour un cadre professionnel vous permettra de vous sentir plus productif et efficace. Si votre réunion doit avoir lieu avec des clients ou de potentiels partenaires commerciaux, votre environnement immédiat doit impérativement refléter le professionnalisme de votre société.
Pour avoir accès à tout le matériel nécessaire pour votre visioconférence, dans un cadre le plus neutre et professionnel possible, n’hésitez pas à louer une salle de réunion équipée à l’heure. Un environnement calme et bien éclairé sera l’idéal.
Durant la réunion virtuelle
Comme pour toute organisation d’une réunion, avant le lancement, assurez-vous que tous les participants soient bien identifiés avec leur nom. Les discussions seront de cette façon plus simples à animer et à modérer, surtout si tous ne se connaissent pas.
N’oubliez bien évidemment pas de couper votre microphone lorsque vous n’intervenez pas. Vous éviterez les bruits parasites tout au long de la réunion. Cela peut également permettre d’éviter quelques situations embarrassantes !
En fin de réunion, consacrez un temps à la récapitulation des différents points abordés, des problèmes soulevés et des prochains objectifs à atteindre. Si besoin, répartissez les tâches et programmer la prochaine réunion.
Rédiger un compte-rendu
Dans la journée ou quelques jours plus tard maximum, envoyez un compte-rendu de cette réunion à chacun des participants, ainsi qu’aux personnes pouvant être intéressées par celui-ci. Ce compte-rendu permettra de conserver une trace écrite de tous les éléments, et sera un support en cas de modification ou de doute.
Vous disposez maintenant de toutes les clés pour mener une réunion virtuelle efficace et productive, et ce malgré les conditions sanitaires délicates qui rendent la communication d’entreprise plus difficile que jamais.
Pour profiter des offres de BBS sur les salles de réunion, n’hésitez pas à vous rendre directement sur le site ou à contacter un conseiller. Notre équipe sera ravie de vous proposer une offre de location de salle de conférence et de services adaptée à vos besoins.
