Partager son bureau avec une autre entreprise
Le partage de bureau ou « desk sharing » est une pratique en pleine expansion.
Les modes de travail du secteur tertiaire ont radicalement changé à la suite de la pandémie et des différents confinements. Les entreprises et les travailleurs ont dû s’adapter en favorisant le télétravail. Une habitude qui s’est finalement ancrée dans le quotidien des professionnels. Ces changements ont accentué : le télétravail régulier, le flex office et le partage de bureau.
Les avantages du partage de bureau
Si le partage de bureau séduit autant c’est parce qu’il offre de nombreux avantages pour les entreprises.
Créer des synergies
Partager un espace commun avec une ou plusieurs entreprises représente une opportunité de collaboration. Vous pouvez d’ailleurs choisir volontairement de partager vos locaux avec des entreprises complémentaires à la vôtre. Cela peut vous permettre de combler les besoins des uns et des autres, de faire de l’apport d’affaires ou tout simplement de vous apporter des solutions mutuelles au quotidien.
Diminuer les frais
Bien évidemment, le partage représente un gain financier non négligeable. Cela permet aux entreprises déjà développées de louer tous les espaces de bureau qu’elles n’utilisent pas.
Pour les petites entreprises, c’est l’occasion d’obtenir des locaux à moindre coût. Les start-up apprécient spécialement ce fonctionnement, car il permet de construire un cadre de travail optimal de façon économique.
Profiter de services et équipements
Lorsque l’on partage des locaux avec d’autres entreprises, cela permet aussi de choisir des bureaux plus haut de gamme. Ainsi, plusieurs petites entreprises peuvent se rassembler afin de louer des bureaux ensemble et profiter d’équipements haut de gamme et de services supplémentaires qu’elles n’auraient pas pu s’offrir seules (fibre, standard téléphonique, salle de réunion, gestion du courrier, domiciliation, etc.).
Développer son réseau
C’est un excellent moyen de rencontrer des professionnels de votre région et d’étendre votre cercle de connaissances.
Créer une atmosphère motivante
Enfin, lorsque vous louez des bureaux communs avec plusieurs entreprises, cela crée une atmosphère de concurrence saine. Être entouré de professionnels aussi motivés et ambitieux que vous ne peut être que motivant au quotidien. Vous pourrez également grandir ensemble et vous apporter des conseils cruciaux tout au long de votre développement.
Que dit la loi sur les bureaux partagés
Deux possibilités s’offrent à vous en matière de partage. Soit vous êtes locataire, soit vous êtes propriétaire des bureaux.
Locataire
Il est possible de partager des bureaux même lorsqu’on n’est pas propriétaire des murs.
La sous location
Vous êtes locataire d’un bureau équipé que vous voulez sous-louer ? Vous devrez obligatoirement avertir votre propriétaire afin d’obtenir son autorisation.
Vous devrez ensuite réaliser un bail de sous-location afin d’encadrer juridiquement ce partage. Ce contrat comprend généralement les mêmes termes que le bail de location principal.
Toutefois, le locataire reste la personne responsable aux yeux du propriétaire. En cas d’incidents, d’impayés, de détériorations, le propriétaire pourra se retourner contre son locataire principal qui devra répondre juridiquement, même s’il n’est pas à l’origine des problèmes rencontrés.
La prestation de services
La meilleure alternative à la sous location reste le contrat de prestation de services inter entreprises. Pour que ce contrat soit réalisable, l’entreprise doit mettre à disposition une partie de ses locaux ainsi qu’un service complémentaire. Ce service peut être un accès à internet, une boîte à lettre, du matériel etc.
La prestation de service a l’avantage d’avoir un contrat avec des termes plus flexibles pour toutes les parties prenantes. Il est également plus simple à mettre en place d’un point de vue administratif.
En prestation de services, le locataire (ici le sous locataire) doit respecter les règles définies par la personne offrant les services.
Propriétaire
Lorsque l’entreprise est propriétaire des locaux, c’est d’autant plus simple puisqu’elle n’a besoin d’aucune autorisation préalable.
Il suffit alors de définir la surface à louer ainsi que le type de contrat souhaité : location, bail commercial, prestation de services.
Comment aménager un bureau partagé
Pour cohabiter de façon saine et pérenne, il convient d’organiser la répartition entre les entreprises.
Délimiter les espaces des entreprises
Commencez par différencier les espaces personnels des espaces communs. Il est important que chaque entreprise puisse construire son propre espace de travail adapté à son activité et ses habitudes.
Réaliser un planning pour les espaces communs
Pour ce qui est des espaces communs, vous pouvez imaginer des plannings d’organisation. Par exemple, si vous avez une salle de réunion, vous pouvez mettre en place un système de réservation. Si vous devez partager des lieux de vie comme une cuisine vous pouvez définir un créneau repas pour chacune des entreprises, etc.
