Salle de réunion et Covid

 

Les entreprises se ré-habituent progressivement à proposer à leurs employés des heures et journées en présentiel. Beaucoup d’entre elles ont dû s’adapter durant la crise sanitaire et mettre en place de nouveaux moyens de communication, comme les visio-conférences. Petit à petit mais tout en poursuivant une partie de leur activité en distanciel, les sociétés se réorganisent. Elles ont la possibilité d’organiser des réunions en présentiel, dans des lieux adaptés et sécurisés comme les centres d’affaires.

Il reste néanmoins plus important que jamais d’organiser ces réunions dans le plus strict respect des règles sanitaires.

 

Utilisation d’une salle de réunion en période de Covid 19

 

Si les moyens de communication à distance permettent d’entretenir le lien et de poursuivre les différents projets en cours, les réunions en présentiel comportent un grand nombre d’avantages non-négligeables.

Les réunions ponctuelles en ces temps de télétravail sont l’occasion de se retrouver pour faire le point entre employés, mais aussi de se présenter auprès d’un client ou un prestataire. Un cadre beau et confortable laissera à vos hôtes une image positive de votre entreprise.

Louer une salle de réunion de manière occasionnelle, lorsque le besoin s’en fait sentir, permet également de faire des économies sur un espace de travail en continu, mais aussi sur l’entretien de ce dernier. En effet, ce type de services est inclus dans les prestations des centres d’affaires comme ceux de BBS.

Proposer une réunion en dehors du cadre habituel des locaux de l’entreprise permet également de briser une routine, et ainsi de mettre en place une nouvelle dynamique. Un seul et même environnement peut en effet s’avérer être un véritable frein aux nouvelles idées.

 

 

Quelle salle de réunion

 

Bien choisir sa salle de réunion peut se faire sur les critères suivants :

  • Optez pour un lieu stratégique en termes d’emplacement (accès par les transports en commun et autres commodités, etc…)
  • Une salle équipée en fonction de vos besoins (climatisation/chauffage, vidéoprojecteur, etc.)
  • L’accès à des services supplémentaires comme l’accueil des participants

 

Les réunions en présentiel ont prouvé être plus efficaces que les réunions à distance. Elles demandent toutefois des précautions supplémentaires pour assurer la sécurité de tous. Parmi les gestes barrières et règles de sécurité élémentaires, peuvent notamment être cités :

  • l’aération régulière des lieux clos (ici salles de réunion)
  • la mise à disposition de gel hydro-alcoolique et de masques
  • le port du masque en continu (avec un changement toutes les 4 heures)
  • le respect des règles de distanciation sociale
  • un nombre restreint de participants
  • des temps de réunion plus courts

 

Aménagement salle de réunion avec le Covid

 

Une salle de réunion doit être aménagée au même titre que l’ont été les bureaux après le confinement. En amont de votre réunion, mettez au point un plan de table. Indiquez-y l’emplacement de chacun des participants, et transmettez les indications la veille ou quelques heures avant le rendez-vous. Chacun saura ainsi directement où se placer.

 

 

Si possible, séparez les tables entre elles afin de favoriser la distanciation, et assurez-vous qu’il y ait au minimum l’équivalent d’une place (ou plus) entre deux participants assis à la même table.

En début de réunion, prenez le temps de rappeler les différentes règles permettant de se protéger les uns les autres.

Avant même que la réunion commence, tout le matériel et mobilier de la salle doit avoir fait l’objet d’une désinfection.

 

Capacité d’une salle de réunion et Covid 19

 

Il est de votre responsabilité en tant qu’organisateur de définir une jauge du nombre de personnes pouvant être présentes dans la salle de réunion. Le gouvernement recommande une distanciation physique de 4 m² par personne, ce qui équivaut à un minimum d’un mètre tout autour de chacun des participants. L’idéal reste cependant une distance de 2 mètres entre chaque participant.

Le matériel nécessaire au bon déroulé de la réunion, comme le papier et les stylos, doit être individualisé afin de limiter les échanges, et les repas ne doivent pas être pris à l’intérieur de la salle.

Vous possédez désormais toutes les clés pour organiser une réunion qui respecte le contexte si particulier de cette crise sanitaire. Souvenez-vous qu’on ne prend jamais trop de précautions, et même si certaines d’entre elles prennent du temps ou sont contraignantes. Ce n’est que de cette façon qu’il est aujourd’hui possible pour les entreprises d’organiser des réunions en présentiel sans risque pour les participants.