Le déménagement vers de nouveaux bureaux

 

Le déménagement vers de nouveaux bureaux demande une certaine organisation. Aucun détail n’est à négliger. Voici comment, en quelques étapes simples, il est possible d’amorcer un changement d’espace de travail en toute quiétude.

 

Avant de vous lancer dans la recherche de vos nouveaux bureaux, renseignez-vous en amont sur les engagements que vous vous devez de tenir, notamment du préavis quant aux locaux que vous louez actuellement. Afin de ne pas vous éparpiller, fixez-vous des objectifs dont des délais. Déterminez une date à laquelle vous souhaitez déménager, et si votre équipe se compose de plusieurs membres, assignez l’un de vos collaborateurs à la recherche de nouveaux locaux.

 

Il est également essentiel de cibler exactement ce que vous attendez de vos nouveaux locaux professionnels :

 

 

 

Quel bureau choisir

 

Tous les bureaux ne sont pas adaptés à toutes les entreprises et à toutes les équipes. Identifiez vos différents besoins et ceux de vos collaborateurs pour choisir les locaux les plus adaptés.

 

Si vous travaillez par exemple dans un domaine qui requiert un certain niveau de confidentialité, comme cela est le cas pour les avocats ou les notaires, un bureau privé est sans aucun doute la solution la plus adaptée.

 

Il est également possible de louer des bureaux partagés sur un mode restreint, un excellent compromis entre l’espace de coworking et le bureau entièrement indépendant.

Les open-spaces en revanche conviennent davantage aux travailleurs nomades, freelances et auto-entrepreneurs. Ce sont des espaces qui permettent entre autres choses de développer son réseau de relations professionnelles.

 

Quel contrat

 

Tous les types de contrat non plus ne conviennent pas à tous les types d’entreprises. Examinez consciencieusement les différentes possibilités qui s’offrent à vous. Les contrats les plus courants pour la location de bureau sont :

 

  • le bail commercial : aussi appelé bail 3/6/9, il s’agit d’un contrat signé pour une durée de 9 ans, avec la possibilité de le résilier tous les 3 ans.
  • le bail précaire : aussi appelé bail dérogatoire, il s’étend sur une période de 3 ans maximum.
  • le contrat de sous-location : il permet de sous-louer à une tierce personne, mais avec l’accord du propriétaire.
  • le contrat de prestation de services : flexible, il s’adapte en fonction des prestations demandées.

 

Définir ses besoins

 

Établir quels sont vos besoins et ceux de l’entreprise est essentiel pour trouver les meilleurs locaux possibles. Parmi les points à ne surtout pas laisser de côté, il est important de définir la zone géographique de recherche. Le temps de trajet de vos collaborateurs doit être un des principaux critères, ainsi que l’accès aux commerces de proximité.

Définissez également le nombre de postes dont vous pensez avoir besoin. Vous en faut-il pour chaque membre de votre équipe, ou souhaitez-vous établir un dispositif de flex office, avec des roulements et des journées de télétravail pour certains.

 

 

Si vous souhaitez louer des bureaux tout équipés dans un centre d’affaires, assurez-vous que vous aurez à disposition tous les matériels et les infrastructures dont vous aurez besoin : wifi, imprimantes, etc.

Bien sûr, il est également essentiel de cibler une recherche de bureaux en fonction de votre budget.

 

Organiser son déménagement

 

Déménager n’implique pas seulement de changer d’espace de travail. Une certaine logistique est à mettre en place afin que tout se passe le mieux possible.

Indiquez votre nouvelle adresse le plus tôt possible à vos prestataires, fournisseurs et clients. Si votre siège social se trouve être vos bureaux, pensez également à effectuer les modifications nécessaires sur tous les documents administratifs.

 

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Résiliez au plus vite les différents contrats liés à votre espace de travail actuel, que ce soit internet, l’eau, l’électricité, etc. Contactez votre assurance pour lui faire part de votre changement de locaux professionnels, et si besoin, souscrivez à des garanties plus adaptées.

Si vos nouveaux bureaux se trouvent dans un centre d’affaires, vous pouvez être accompagnés et conseillés dans toutes ces démarches par l’équipe en place.

 

Enfin, il ne vous reste plus qu’à effectuer un peu de tri et mettre en carton ce qui doit l’être avant le grand jour !